Offre d’emploi : Assistant·e administratif·ve

Missions de la fonction :

Assister la coordinatrice pour la gestion administrative, comptable et logistique de l’asbl ;

Gestion administrative :

• Tri des mails et des courriers ;
• Gestion des dossiers individuels du personnel et relations avec le secrétariat social, ECOLO, Mensura, ONSS, FESOJ, … en collaboration avec la coordination ;
• Proposer des procédures visant à améliorer et à simplifier les démarches administratives internes de l’asbl en collaboration avec la coordination ;
• Dépôts des publications au moniteur belge ;
• Gestion de l’archivage des dossiers ;
• Tenir à jour la base de données.

Gestion logistique :

• Gestion des stocks de matériels militants ;
• Gestion des stocks de matériels de bureau ;
• Contribuer à l’organisation des réunions et des activités (location de salle, aménagement de salle, accueil, prise de notes éventuelles, apport de matériel, etc.) ;
• Participer aux réunions d’équipe (rédaction tournante des PVs)
• Remplir et tenir à jour le tableau des activités d’écolo j.

Gestion des dossiers de subventionnement – en parallèle avec la coordination:

• Aide éventuelle à la rédaction des demandes de subsides ;
• Soutien à la justification des subsides (cadastre emploi, etc) ;
• Suivi des demandes introduites ;
• Préparation et envoi des justificatifs (ventilation par projet).

Comptabilité :

• Classement des pièces comptables et envoi de factures ;
• Paiement des factures, des notes de frais, des rémunérations en collaboration avec la coordination ;
• Réalisation et envoi des justificatifs pour la déduction fiscale ;
• Accompagner les groupes régionaux et thématiques dans la tenue de leur comptabilité ;

Profil :

• Être titulaire d’un bachelier en gestion, en assistant·e/secrétaire de direction ou se prévaloir de toute expérience pertinente ;
• Organisé·e, rigoureux·se, méthodique, polyvalent·e, autonome ;
• Faire preuve d’un esprit de synthèse ;
• Savoir prioriser ses tâches ;
• Être à l’aise avec les chiffres ;
• Bonne maîtrise de Word et Excel ;
• Excellentes capacités rédactionnelles ;
• Avoir le sens des responsabilités et respecter la confidentialité des données traitées ;
• Être disponible l’équivalent d’un WE et d’une soirée par trimestre sur l’année
• Disposer d’un passeport APE.
• Avoir une expérience en gestion administrative du personnel est un atout ;
• Une connaissance des asbl est un atout ;
• Disposer d’un permis de conduire est un atout ;
• La pratique courante du néerlandais est un atout ;
• Une connaissance de Winbooks est un atout ;

Offre :

• Contrat à durée indéterminée ;
• Temps plein (ou 4/5e à discuter) ;
• Barème de CP 329.02 secteur socio-culturel échelon 3 ;
• Avantages liés à la commission paritaire, chèques repas, prime de télétravail lorsqu’applicables ;
• Possibilité de suivre des formations liées à la fonction ;
• Lieu de travail principal Bruxelles, une journée de travail par semaine à Louvain-la-Neuve (en dehors des règles de télétravail liées à la situation sanitaire) ;
• Cadre de travail dynamique basé sur des valeurs

Egalité des chances / Non-discrimination :

écolo j s’efforce de lutter contre toute forme de domination et de promouvoir l’égalité des genres, la diversité et l’inclusion. Nous nous engageons à créer un environnement inclusif basé sur le respect mutuel et à promouvoir la participation politique active des personnes en situation de handicap et des groupes minorisés.
En cas d’appréciation égale sur les compétences et l’adéquation au poste, la préférence sera donnée aux candidat·es issus de groupes minorisés.